Por Álvaro Prada, socio de PRBM Audit, Consulting & Tax.

En un artículo anterior hablábamos de los problemas que puede acarrear no tener la contabilidad al día. Pues bien, si nos encontramos en esa situación, los mayores quebraderos de cabeza nos los va a dar la Agencia Tributaria.

La contabilidad es la base del impuesto de sociedades

Cumplimentar el impuesto de sociedades se vuelve cada año más difícil, por la cantidad de datos que deben incorporarse al modelo. Sin embargo, la información más importante que hay que proporcionar es la cuenta de pérdidas y ganancias.

El impuesto de sociedades toma como base el resultado contable de la empresa que muestra la cuenta de pérdidas y ganancias, y a partir de ahí se realizan algunos ajustes para eliminar gastos no deducibles o diferir otros. Suele decirse, y con razón, que si la contabilidad de la empresa está bien, entonces el impuesto probablemente esté bien. Y si la contabilidad está mal, el impuesto seguro que está mal.

Adicionalmente, la ley del impuesto exige, como requisito para la deducibilidad de los gastos, que estos hayan sido objeto de registro contable, además, por supuesto, de que tengan un respaldo documental.

Es por ello habitual que en una inspección tributaria el inspector empiece pidiendo los registros contables en los que aparecen los gastos que la empresa se ha deducido. Si no están contabilizados en el año objeto de inspección, no son deducibles, por muy bien documentado que lo tengamos con facturas o contratos. Podrán contabilizarse, y deducirse, en años siguientes, pero siempre que no haya transcurrido el plazo de prescripción de 4 años.

Tener la contabilidad desordenada puede traer problemas mucho tiempo después

El plazo de prescripción de los impuestos es de 4 años, y quizá pensemos que, con poner al día esos últimos 4 años nos basta y podemos olvidarnos de lo anterior. Pero la cosa se complica si queremos aprovechar bases imponibles negativas generadas en años en que tuvimos pérdidas.

Si queremos aplicar bases imponibles negativas de hasta 10 años de antigüedad, la inspección puede cuestionarlas y requerirnos que las justifiquemos contable y documentalmente, como si el año en que se generaron no estuviera prescrito. Nos volveremos a encontrar con que, si los gastos que generaron esa base negativa no están registrados contablemente, se nos negará la aplicación de la base negativa.

Si las bases imponibles negativas tienen más de 10 años, entonces para justificarlas basta con probar que se consignaron en el impuesto de sociedades y que las cuentas anuales correspondientes están depositadas en el registro. Cumplidos estos requisitos, la Inspección no puede entrar a cuestionar nada. Como vemos, es importante que llevemos al día la presentación de impuestos y el depósito de las cuentas.

Y abandonar la empresa, también

No es infrecuente que los socios de una empresa que acumula deudas la abandonen y creen otra empresa “limpia”, a la que trasladan el negocio. La antigua empresa queda moribunda, sin depositar las cuentas anuales ni los impuestos y con la hoja del registro cerrada.

Esa situación puede acarrear problemas serios a los administradores, no solo desde un punto de vista mercantil, como vimos en el anterior artículo, sino también con Hacienda.

La Agencia Tributaria puede abrir a los administradores un procedimiento de derivación de responsabilidad por deudas tributarias, exigiéndoles a estos lo que no consiga cobrar de la empresa, en los siguientes casos:

• Por infracciones tributarias consentidas, o favorecidas, por los propios administradores. Por ejemplo, las derivadas de no presentar en plazo los impuestos.
• Cuando la empresa hubiese cesado en sus actividades con deudas tributarias pendientes, pero no se haya procedido a disolver y liquidar la sociedad de una manera ordenada.

Desde PRBM podemos ayudarte a poner al día la contabilidad y los impuestos de la empresa.